L’arrêté du 2 juillet 2020  fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires impose plusieurs modifications :

• Modification de la maquette de vote par correspondance « pre_votesn »

• Modification de l’écran de présence AG pour saisir la date de réception du formulaire par le cabinet

• Modification des feuilles de présences pour ajouter la date de réception du formulaire

• Modification du PV AG pour indiquer les votes par correspondance « défaillants ». Ce point sera traité dans un autre patch.

La maquette de vote par correspondance est disponible depuis Mai 2020 avec le patch 9.7.30. Le décret modifie une partie du document par rapport à ce qui a été livré en 9.7.30.

Pour rappel, le vote par correspondance est une maquette word disponible dans l'écran des destinataires AG à partir de la fiche AG. Ce formulaire contient :

• Une page de garde correspond à la signature du copropriétaire

• Plusieurs pages contenant le tableau listant les résolutions à voter (modifié par le décret)

• Une page de rappel de la loi

La maquette « technique » qui était disponible dans la fiche AG n’a plus raison d’être, suite à l’évolution permettant de d’éditer le formulaire final sans la générée au préalable. Toutefois, vous pouvez l’utiliser en la réactivant. Pour cela, il faut mettre le code Usage à Oui.

L’arrêté du 2 juillet 2020 impose de renseigner dans la feuille de présence la date de réception du formulaire de vote par correspondance. Il est indiqué que ce formulaire doit être reçu 3 jours francs au plus tard avant l’AG.

La saisie de cette date est ajoutée à l’écran de présence AG. Saisir une date signifie donc que le copropriétaire vote par correspondance.

Astuce : La date de réception du formulaire est sauvegardée lors d’une annulation de la préparation. Elle est chargée automatiquement à la nouvelle préparation.

La feuille de présence est également modifiée. Le programme ajoutera la date de réception du formulaire saisie dans la case réservée à la signature du copropriétaire.

Lorsqu’une résolution est amendée en assemblée, le vote par correspondant saisie en « POUR » n’est plus compté comme un « POUR », il est donc considéré comme défaillant.

Ce point n’est pas inclus dans ce patch et sera disponible dans la prochaine version de Back Office ERP.

La solution de contournement en attendant la modification consiste à mettre le vote à « Contre » et à modifier le PV pour ajouter le(s) copropriétaire(s) défaillant(s).

Le nouveau contrat de syndic est disponible depuis début juillet. La maquette Word « Cont1_ALUR » disponible à partir de la fiche AG est donc modifiée pour mettre à jour le contrat de syndic. Les modifications principales du contrat sont :

• Chapitre 2 : Durée du contrat

  • Ajout de la date de fin du contrat

• Chapitre 3 : Titre et contenu modifié de « Révocation du syndic » par « Résiliation du contrat à l’initiative du conseil syndical »

• Chapitre 4 : Titre et contenu modifié de « Démission du syndic » par « Résiliation du contrat à l’initiative du syndic »

• Chapitre 5 : Nouvelle désignation du syndic

  • Compléments apportés à ce chapitre.

• Chapitre 6 : Fiche synthétique

  • Ajout de 2 sous paragraphe « Fiche synthétique de la copropriété » et « transmission de pièces au conseil syndical »

• Chapitre 9 : Frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires

  • Ajout de la prestation 9.4 « Préparation, convocation et tenue d’une assemblée générale […] »

• Suppression de l’annexe 2 « liste limitative des prestations particulières pouvant donner lieu au versement d’une rémunération spécifique complémentaire »

Si vous ne voyez pas le document, la raison est que le document n’est pas indiqué comme à utilise dans les maquettes bureautique. Pour rendre le document visible, il faut mettre le code Usage à Oui