FAQ

Cette section rassemble les questions fréquemment posées à propos du module Syndic de Back Office ERP :

ERREUR syAvali0t1 : Validation appel de fonds

LES SOLUTIONS

Une fois le mandat SEPA signé il faut juste relancer la validation de l’appel de fond. Le programme va compléter le jeu bloqué dans le brouillard et terminer le traitement de celui-ci.

Une fois le mode de règlement du copropriétaire changé, il faut juste relancer la validation de l’appel de fond. Le programme va compléter le jeu bloqué dans le brouillard et terminer le traitement de celui-ci.

 

Assemblée générale

Assemblée générale à distance et vote par correspondance

Gestion de la présence à distance des copropriétaires

Informations:

Positionner le champ "Assemblée générale entièrement à distance" signifie que le gestionnaire décide à la place des copropriétaires que l’AG sera à distance. S’il n’est pas possible d’assister par visioconférence ou que le copropriétaire ne le veut pas, le seul vote possible sera le vote par correspondance.

Dans le cas d’une assemblée entièrement à distance, il n’y a pas de copropriétaire se présentant physiquement. Il n’est pas nécessaire de réserver et de renseigner une salle pour la tenue de l’AG.

Par contre, il faut modifier la convocation pour prévenir les copropriétaires qu’il n’y a pas de salle prévue et que la tenue de l’AG se fait par un outil ( selon le prestataire de votre choix) ou par correspondance.

Cas 1 : L’assemblée générale est positionnée comme « entièrement à distance »

Dans ce cas, l’AG ne doit pas être entièrement à distance mais être en gestion « classique ».

Il faut donc :

  1. Annuler la préparation
  1. Modifier le champ « Assemblée générale entièrement à distance » à « Non »
  1. Préparer l’assemblée

Cela permettra d’enlever la valeur « présent à distance » de « Actif » sur tous les copropriétaires en « Inactif » sauf ceux ayant fait la demande d’être à distance lors de la prochaine AG (Cette valeur est stockée dans les destinataires de la fiche copropriétaire).

 

Cas 2 : L’assemblée n’est pas entièrement à distance.

Dans ce cas, cela signifie que des copropriétaires ont fait la demande d’être à distance et ont finalement changé d’avis pour se présenter. Ce cas doit se gérer unitairement en modifiant pour chaque copropriétaire la valeur du champ « présent à distance ».

Cela correspond au cas de l’assemblée générale entièrement à distance.

Il faut positionner le champ à Oui puis préparer l’AG

Une fois l’AG préparé, il faut aller dans l’écran des présents et positionner le champ « présent à distance » en « Inactif » pour les membres du conseil syndical.

Vote par correspondance

Cette fonctionnalité n'est pas prévue sur Back Office ERP. Nous ne vous conseillons pas d’opter pour cette solution. Les problèmes suivants peuvent apparaître :

  • Dans le cas où le copropriétaire se présente physiquement, les votes indiqués par le formulaire sont annulés et il faudra annuler manuellement tous ses votes

  • L’annulation de la préparation provoquera également l’annulation des votes pré-saisies

  • L’action « TOUS CONTRE » « TOUS CONTRE » au moment des votes de fait pas de distinction en fonction du type de vote et modifiera ce qui a été pré-saisie.

Il faut dans ce cas enlever la valeur saisie dans le champ date de réception du formulaire.

Rayer la mention « vote par correspondance reçu le » sur la feuille de présence et faire signer le copropriétaire.

Les votes exprimés dans le formulaire sont annulés.

Ce formulaire est soumis à décret.

Le Décret du 2 juillet 2020 précise « le formulaire peut être adapté et complété sans qu’aucune des mentions du modèle puisse être supprimée. »

Il est donc possible de le modifier dans ces conditions. Pour cela, il faut ouvrir l’écran avec le mot clé DOCU et cliquer sur « modifier le document »

 

 

Autres questions relatives aux AG

Cas 1 : L'AG n'est pas préparée dans Back Office ERP.

Solution : Lancer la préparation de l'AG puis réactualiser Gestbase

Cas 2 : Le salarié qui ouvre Gestbase ne dispose pas de l'agence sur laquelle est faite l'AG

Solution : Ajouter l'agence dans la fiche SALA du salarié

Lors du lancement de la préparation d'une AG, celle-ci se termine avec un code erreur -1

Problème associé : une mutation est au statut VENTE dans MUTA

Par conséquent, l'AG ne sait pas qui convoquer (vendeur ou acquéreur)

Solution :

Il faut donc aller dans MUTA et modifier le code Etat :

  • Compromis : le vendeur sera convoqué
  • Terminé : l’acquéreur sera convoqué

Attention, pour le statut Terminé : bien penser à lancer les calculs et validation

Problème : les tantièmes d'une AG ne sont pas ceux qui sont notés dans les bases de répartitions,

Solution :

Vérifier si un des copropriétaires est majoritaire dans les bases de répartition, ou aller dans l'AG dans présence ou dans la saisie des votes / détail des votes afin de voir le nombre de tantièmes attribués aux individus.

L'article 22 de la loi de 1965 précise que si un copropriétaire est majoritaire, ses tantièmes sont ramenés à la somme des tantièmes des autres copropriétaires.

Cette réduction de tantième se fait donc automatiquement lors de la préparation de l'AG par le bouton ci-dessous pré-coché par défaut à OUI pour appliquer la loi.

Le décompte des tantièmes est donc bon au regard de l'application de la loi.