Loi ELAN - Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019
Introduction
Dans le cadre de l'application du Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 (relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne), nous avons défini un plan d'actions afin que vous puissiez être en conformité.
Les actions à réaliser vont se répartir entre les catégories suivantes.
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/ |
Quoi |
Qui |
Quand |
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#01 - Paramétrage |
Modification du comportement actuel de l'espace client |
Intervention SEIITRA |
En cours de planification |
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#02 - Évolutions de l'applicatif |
Nouvelle version de l'espace client |
Mise à jour SEIITRA |
D'ici le 1er Juillet 2020 |
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#03 - Dépôt / association des documents |
Récupération des documents puis dépôt des documents au travers de la GED / de l'applicatif |
Interventions clientes |
A démarrer progressivement |
Ci-après est présenté :
- Une synthèse des actions à mener par documents / informations à présenter
- Un rappel du mode de fonctionnement de l'espace client sur la présentation des documents
- Les différentes procédures essentielles à connaître pour le dépôt des documents
Synthèse
Dans le tableau ci-dessous, nous vous détaillons les actions à mettre en place par article et par contenu à présenter (lignes de chacun des articles) :
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N° |
Contenu à afficher |
Action(s) à mener |
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#01 - Paramétrage |
#02 - Évolutions de l'applicatif |
#03 - Dépôt |
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ARTICLE 1 - Informations / Documents pour l'ensemble des copropriétaires |
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1 |
Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ; |
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Vous déposez les documents dans un répertoire "w." de la copropriété. |
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2 |
La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ; |
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Vous déposez les documents dans un répertoire "w." de la copropriété. |
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3 |
Le carnet d'entretien de l'immeuble ; |
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Vous suivez la procédure ci-dessous de Dépôt des documents pour le carnet d'entretien via l'écran NCARN. |
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4 |
Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ; |
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Vous déposez les documents dans un répertoire "w." de la copropriété. |
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5 |
Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ; |
Pour ThétraNet : Le paramétrage va être modifié / vérifié afin de bien présenter une rubrique "Contrats" avec les documents associés. Pour ECT : Rien à faire ici, vos documents sont déjà présentés. |
L'espace client va évoluer afin de présenter l'ensemble de ces types de contrats à tous les copropriétaires. |
Vous suivez la procédure ci-dessous de Dépôt des contrats via l'écran CONTRA. |
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6 |
L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires ; |
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7 |
Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ; |
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8 |
Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ; |
Le paramétrage va être modifié / vérifié afin que l'accès à la GED des AGs soit assuré. |
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Vous continuez à utiliser votre applicatif générant les documents correspondants. |
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9 |
Le contrat de syndic en cours |
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Vous déposez les documents dans un répertoire "w." de la copropriété. |
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ARTICLE 2 - Informations / Documents pour chaque copropriétaire |
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1 |
Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ; |
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Vous déposez les documents dans un répertoire "w." de la copropriété. |
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2 |
Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, relatif à l'exercice comptable en cours et aux derniers exercices comptables payés par le copropriétaire = les appels de fonds |
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Vous continuez à utiliser votre applicatif générant les documents correspondants. |
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3 |
Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale |
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Vous continuez à utiliser votre applicatif générant les documents correspondants. Voir ci-dessous pour la procédure de génération de l'Annexe SRU 8 simplifiée (Patch Back Office ERP 9.7.20) |
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4 |
Les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années. |
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Vous continuez à utiliser votre applicatif générant les documents correspondants. |
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ARTICLE 3 - Informations / Documents pour les membres du CS |
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1 |
Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ; |
Pour ThétraNet : Le paramétrage va être modifié / vérifié afin de bien présenter les rubriques "Balance" et "RGDD" avec les documents associés. Pour ECT : Rien à faire ici, vos documents sont déjà présentés. |
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Vous continuez à utiliser votre applicatif générant les informations nécessaires et documents associés. Pour ThétraNet : Il vous est nécessaire ici d'avoir opté pour le module CS afin que les documents soient bien présentés au sein de ThétraNet. |
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2 |
Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom de la copro |
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Avec ThétraFac : Sans ThétraFac : Vous déposez les documents dans un répertoire "w.cs" de la copropriété. |
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3 |
Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré |
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Vous déposez les documents dans un répertoire "w.cs" de la copropriété. |
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4 |
La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l'article 32 du décret du 17 mars 1967 susvisé ; |
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L'espace client va évoluer afin de présenter l'ensemble de ces informations. Sur la liste des copropriétaires l'adresse mail des copropriétaires est affichée sauf si la case LR (Liste Rouge) est cochée sur la fiche individu du copropriétaire. |
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5 |
La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés à l'article 3 de la loi du 2 janvier 1970 susvisée. |
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L'espace client va évoluer afin de présenter l'ensemble de ces documents par agence. |
Vous suivez la Procédure d’affichage des documents de l'agence à présenter pour tous les membres du CS |
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Rappel sur le mode de fonctionnement
Solutions existantes
Concernant les documents à mettre à disposition au sein de l'espace client, deux solutions principales existent :
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Solution |
Principe de fonctionnement |
Règle(s) |
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#01 - Scan de fichier selon des règles de nommage |
Retrouver tous les documents respectant un format bien précis en termes de nommage |
Les fichiers à retrouver respectent un modèle de nommage. NB : Il est important ici de ne pas modifier le nom du fichier en GED afin d'assurer que celui-ci soit bien présenté au sein de l'espace client. |
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#02 - Scan des répertoires spécifiques |
Retrouver tous les documents issus de répertoires spécifiques que l'Espace Client scanne afin d'en présenter le contenu à nos clients |
Ces répertoires sont des répertoires préfixés par "w." pour les copropriétaires (w pour Web) et par "w.cs" pour les membres du Conseil Syndical. |
Type de document
Nous choisissons d'utiliser l'une de ces deux solutions suivant si le document à présenter est généré ou non par notre applicatif.
Ci-dessous l'explicatif détaillé :
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Type |
Description |
Solution à utiliser |
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A - Document généré |
Le document est généré par notre applicatif. Il est donc maîtrisé en termes de formatage (nom du fichier et extension du document). |
#01 - Scan de fichier selon des règles de nommage |
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B - Document externe |
Le document est déposé par nos clients. Il n'est donc pas généré par notre applicatif et nous ne pouvons connaître à l'avance le nom de fichier et son extension (même si nous pouvons fournir des recommandations). |
#02 - Scan des répertoires spécifiques |
Procédures spécifiques à suivre
Dépôt des documents pour le carnet d'entretien
Consulter la documentation du Lancement du Traitement d’Édition
Il ne faut pas, lors du lancement du carnet d’entretien, utiliser le champ permettant de remplacer le nom du document généré. De plus il faut générer le document en PDF sinon il ne sera pas publié sur TNet/ECT.
Dépôt des contrats
Pour qu'un contrat scanné soit visible sur l'espace client, il faut que le PDF du contrat scanné ait été associé dans Back Office ERP au contrat correspondant.
Dans Back Office ERP, pour associer un contrat scanné dans la GED du contrat :
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Depuis l’écran des contrats (mot-clé CONTRA), cliquer sur le bouton d’accès aux annexes bureautique qui ouvre l’écran des annexes bureautiques.
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Sélectionner dans la liste le document de code Contrat.
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Si vous êtes en SAAS : Depuis un explorateur Windows, faire un glisser déposer du document PDF correspondant au contrat scanné que vous voulez associer, vers la zone ThétraDock (en haut à gauche de votre écran).
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Sinon, faire un clic droit sur le document PDF correspondant au contrat scanné que vous voulez associer, puis choisir Envoyer vers Back Office ERP.
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Fermer l’écran des Annexes bureautiques.
Résultat : Le PDF a été copié dans la GED du contrat et renommé en Contrat.pdf. Il sera désormais visible sur l'espace client.
Procédure d’affichage des documents de l'agence à présenter pour tous les membres du CS
La GED de l’agence a été rendue accessible à tous les individus, aussi pour afficher les documents pour les membres du Conseil Syndical il faudra créer un dossier « w.cs » dans ce répertoire et d’y ajouter les documents.
Tous les documents au format *.pdf, *.jpg, *.jpeg ou *.png, présents dans le répertoire «W:\ArchiveFusion\ab\cm_agen\agen.x\w.cs» seront publiés pour tous les membres du CS ayant accès à ThétraNet ou ECT.
Génération de l'annexe SRU 8 simplifiée
Consulter la documentation sur l'Annexe SRU 8 simplifiée
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