FAQ

1. Sur la fiche du propriétaire concerné, cliquer sur le bouton Groupe de lots

   

2. Rechercher le groupe de lots à modifier, puis saisir une date de fin dans la colonne Fin et enregistrer. L’état du lot passe alors à Résilié.

   Attention:

   Pour réaliser ce type de changement, il est impératif que le lot soit VIDE à la date de l’opération .

   

3. Sélectionner le groupe de lots à modifier, puis cliquer sur le bouton Lots du groupe de lots en bas de l’écran afin d’accéder à l’ensemble des lots composant le groupe de lots.

   

4. Créer le lot à associer à ce groupe de lots et enregistrer

   

Le lot est désormais un lot secondaire.

1. Sur la fiche du propriétaire concerné, cliquer sur le bouton Groupe de lots

   

2. Rechercher le groupe de lots à modifier, puis cliquer sur le bouton Lots du groupe de lots en bas de l’écran afin d’accéder à l’ensemble des lots composant le groupe de lots.

   

3. Sélectionner le lot secondaire à modifier, puis saisir une date de fin dans la colonne Fin et enregistrer

   

4. Revenir à l’écran Groupe de lots puis créer le nouveau groupe de lots

Le groupe de lots peut maintenant être associé à un nouveau bail.

Problème rencontré : le dépôt de garantie du locataire a été saisi par erreur en conservé Agence alors qu’il aurait dû être reversé au propriétaire.

Solution :

1. Repérer le numéro de rubrique sur lequel le DDG a été initialement appelé.

Pour cela sur la fiche BAIL du locataire, aller dans le menu Lignes d’appel puis cliquer surAfficher les lignes non activeset rechercher la ligne correspondant au DDG.

En général, deux cas possibles :

- Rubrique 903 – DDG non révisable (HC) – Conservé et soumis à honoraire

- Rubrique 904 – DDG non révisable (NHC) – Conservé et non soumis à honoraire

 

2. Faire un appel exceptionnel, avec les rubriques indiquées ci-dessous :

3. Lettrer manuellement l’appel exceptionnel

• Aller dans Encaissements > Validation par étape Ventilation/Lettrage > Affectation des crédits.
• Renseigner le numéro d’immeuble et du locataire, indiquer Oui dans la zone Ventilation rapide sans sélection à partir de l’historique et lancer le traitement.
• Contrôler le résultat dans le menu Contrôle affectations pour vérifier par le bouton Détail que le lettrage porte bien sur la rubrique 901 dans le cas n°1 et la rubrique 902 dans le cas n°2.

Ce contrôle est important lorsqu’il y a plusieurs appels non lettrés pour le locataire.

Si besoin, modifier le lettrage

Problème rencontré :le dépôt de garantie du locataire a été reversé par erreur au propriétaire alors qu’il aurait dû être conservé par l’Agence.

Solution :

1. Repérer le numéro de rubrique sur lequel le DDG a été initialement appelé.

Pour cela sur la fiche BAIL du locataire, aller dans le menu Lignes d’appel puis cliquer surAfficher les lignes non activeset rechercher la ligne correspondant au DDG.

En général, deux cas possibles :

- Rubrique 901 – DDG non révisable (HP) – Conservé et soumis à honoraire

- Rubrique 902 – DDG non révisable (NHP) – Conservé et non soumis à honoraire

 

2. Faire un appel exceptionnel, avec les rubriques indiquées ci-dessous :

3. Lettrer manuellement l’appel exceptionnel

• Aller dans Encaissements > Validation par étape > Ventilation/Lettrage > Affectation des crédits.
• Renseigner le numéro d’immeuble et du locataire, indiquer Oui dans la zone Ventilation rapide sans sélection à partir de l’historique et lancer le traitement.
• Contrôler le résultat dans le menu Contrôle affectations pour vérifier par le bouton Détail que le lettrage porte bien sur la rubrique 903 dans le cas n°1 et la rubrique 904 dans le cas n°2.

Ce contrôle est important lorsqu’il y a plusieurs appels non lettrés pour le locataire.

Si besoin, modifier le lettrage

Problème rencontré : Impossible de calculer l’appel de loyer du locataire.

Solution :Ce message signifie qu’un calcul d’appel de loyer est déjà en cours pour ce locataire.

Aller dans Traitements Locataires > Les Avis d’échéance > Calcul & Edition > Contrôle multi-appels ou Contrôler le résultat.

Retirer le login, les lettres « S,m » dans la zone Type d’appel puis lancer la recherche.

ou

Si cet appel est correct, vous pouvez le valider.

S’il n’est pas correct, il faudra le supprimer et relancer le calcul.

Problème rencontré : Lors de la validation du premier appel de loyer, le message suivant apparaît :

Vous avez ce message car il y a ou il y a eu une incohérence sur les données saisies pour l’assurance GLI lors de l’activation du locataire.

 

Solution :

Vérifier sur la fiche du propriétaire, dans l’onglet juridique et dans mandat/lot, onglet honoraires d’entrée, que les zones concernant la GLI sont renseignées à l’identique.

Si les données ne sont pas cohérentes lors de l’activation du locataire, les zones de cumuls sur la fiche BAIL ne se mettent pas à jour automatiquement.

Il sera nécessaire de les compléter manuellement :

Double cliquer sur un code (ASS1 par exemple)

Renseigner la date de 1er cycle et la fréquence pour toutes les zones de cumul ayant le protocole ASSU

Date de 1er cycle = date du premier jour de la période de reddition en cours du propriétaire.

Fréquence = Fréquence de calcul de la GLI renseignée sur la fiche propriétaire dans l’onglet juridique.

Problème rencontré : Lors de la validation d'un appel de loyer, le message suivant apparaît :

Vous avez eu ce message car les derniers prélèvements du locataire avec ce mandat SEPA datent de plus de 36 mois.

Par conséquent, afin de respecter la réglementation, le logiciel bloque tout nouveau prélèvement.

 

Solution :

Dans ce cas, vous avez deux solutions :

1. Refaire signer un mandat SEPA.
2. Modifier, sur la fiche BAIL, le type de paiement dans l'onglet Appel/ Règlement et recalculer l'appel de loyer.

Si vous rencontrez de nouveau ce message, vous pouvez vérifier la date de dernier règlement du locataire en allant sur son mandat SEPA via le menu SEPA.

Problème rencontré : Lors de la validation d'un appel de loyer, le message suivant apparaît :

Vous avez ce message car le mandat SEPA du locataire est au statut A signer.

Il n’est pas possible de valider un appel de loyer, dont le règlement doit se faire par prélèvement, si le mandat SEPA n’est pas signé.

 

Solution :

Dans ce cas, vous avez deux solutions :

1. Si le mandat SEPA est signé, mettre à jour les données via le menu SEPA en complétant la zone Date de signature pour que le mandat SEPA passe au statut Signé Papier.

2. S’il n’est pas signé, modifier le mode de règlement du locataire (en LCHQ par exemple). Vous pourrez remettre le mode de règlement en PRLS et faire les mises à jour nécessaires dans le menu SEPA lorsque vous recevrez le mandat SEPA signé.

Annuler le calcul d’appel de loyer en cours puis le recalculer.