Budget Gérance

Gérer un budget Produit et Charges pour un couple propriétaire/ immeuble en locatif complet.

Paramétrage de niveau agence

Par le biais de l’écran des types de charges (TYPC), chaque nature de produit détaillée dans le budget doit être identifiée :

Chaque ligne devra être complétée du code « cumul prov » = PRO. Ce qui permettra au système de distinguer la nature produit de la nature charge.

Les zooms tiennent compte de ce code pour présenter les natures appropriées à l’écran. Pour la saisie des factures, il sera limité aux natures de dépenses, pour la saisie du code budget sur les rubriques d’appel, la limitation est faite sur les produits.

Pour cela, utiliser le mot clé : TYPCI

Rechercher les natures de produits précédemment saisies pour les compléter :

Cette association permet d’alimenter le suivi budgétaire produit par produit.

Cette table est accessible par le mot-clé RUBA :

Cet élément permet le regroupement des natures de produits sous un seul intitulé « PRODUITS » dans le plan de charges. Cet écran est accessible par le menu :

Menu......................................... Paramétrage
Choix........................................ Syndic
Choix........................................ Rubriques de charges

Liste des paramètres utilisés par le module :

Entité

Libellé du Type

Type

Code

Valeur

Descriptif

VDEF

Lignes d'appel

abBlgba0m1

tyap

CC

Type d'appel par défaut

VDEF

Ventil. Produit

geAvpro_f1

prod_tyap

CC

Type d'appel à utiliser si le paramétrage n'existe pas sur la rubrique

VDEF

Ventil. Produit

geAvpro_f1

rgpe_rubr

N

Faut-il regrouper les écritures par rubrique ? O/N

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

arro

1

 

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

cadence

MENS

Cadence par défaut en création de lignes de budget, la valeur doit faire partie des listes définies dans les paramètres l_freq et l_freq1

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

coul_char

RGB-254-210-200

Couleur du fond pour les charges

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

coul_enga

RGB-230-254-240

Couleur du fond pour engagé

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

coul_fact

RGB-210-254-220

Couleur du fond pour facturé

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

coul_paye

RGB-190-254-200

Couleur du fond pour payé

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

coul_prev

RGB-240-254-230

Couleur du fond pour prévu ou budgété

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

coul_prod

RGB-180-200-220

Couleur du fond pour les produits

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

coul_tota

RGB-180-210-190

Couleur du fond pour les totaux

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

l_freq

,MENS,

Liste des codes fréquences à afficher dans la liste déroulante de l'écran budget (GESTION ACTIVE UNIQUEMENT POUR LES PERIODES MENSUEL/TRIMESTRIEL/ANNUEL)

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

l_freq1

 

Liste complémentaire des codes fréquences à afficher dans la liste déroulante de l'écran budget (GESTION ACTIVE UNIQUEMENT POUR LES PERIODES MENSUEL/TRIMESTRIEL/ANNUEL)

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

liste_tchc

BUDG

Liste des rubriques à cadencer

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

mode

HT

Mode de saisie par défaut pour les lignes de budget

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

modif_cad

O

Peut-on modifier le cadencement pour les rubriques n'appartenant pas à la liste des rubriques à cadencer (paramètre liste_tchc)

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

mt_cad_min

10

Montant minimum en euros que doit avoir une cadence. Les cadences avec un montant inférieur a cette valeur, sont  ajoutées à la période précédente ayant un montant.

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

nbpres

3

Quel est le nombre de fois où la modification d’un budget validé est autorisée? NB: la valeur de ce champ est soit nul = pas de limitation, soit un nombre compris entre 0 et 99.

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

prod

O

La gestion des produits est-elle active? Oui => Gestion des produits sur le plan de charges et les rubriques d'appels, dans le but de produire un budget sur charges et produits      => Renseigner les paramètres prod_bati et prod_rubcNon => Pas de gestion de produit

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

prod_rubc

00

Quelle rubrique de charges sera affectée aux produits? NB: la valeur de ce champ est soit nul, soit un nombre compris entre 0 et 99

VDEF

Définition budget

syBbudg1m2

sens

J

 

VDEF

Révision de budget

syBbudg1s4

avec_regen

N

Par défaut coche-t-on la zone "Régénération" dans l'écran de révision ? Oui/Non

VDEF

Révision de budget

syBbudg1s4

revi_init

O

Lorsque la révision du budget s'effectue par rapport au facturé, pour les produits, on prend le budgété au lieu du facturé.

VDEF

Param budget

syBbudg1s5

docu

syBbudg1s5

Nom de la maquette pour l'édition du budget

VDEF

Param budget

syBbudg1s5

surf

4

Surface 1=Assurée, 2=Réelle, 3=Corrigée, 4=Habit., 5=Prof., 6=Commercial

Paramétrage pour chaque Propriétaire/ immeuble

La gestion budgétaire s’établi pour chaque propriétaire/ immeuble.

Elle est issue du plan de charges.

Création du plan analytique pour les produits

Au niveau du plan de charge, il est nécessaire de créer la nouvelle rubrique « PRODUITS » et les natures de produits associées (types de charges) :

Création dans le plan de charge de l’immeuble en locatif complet de la rubrique de produit :

A noter : la base de répartition n’a pas d’utilité autre que de permettre la saisie de l’enregistrement sur cet écran.

Sur le plan de charges de l’immeuble sous la rubrique de « PRODUITS » identifier l’ensemble des natures de produit (types de charges) nécessaires à la présentation du budget et son suivi :

Outils de duplication du plan de charges

Un utilitaire est disponible pour permettre la duplication des différents éléments sur chaque immeuble.

Cet outil est accessible par le menu :

Application......................................... Administration
Menu........................................ Utilitaires duplication
Choix........................................ Duplication plan de charges

Procédure d'exploitation

Cinématique

Cette fonction est accessible par le Mot-clé : GBUDG

Se positionner sur la bonne période de budget Œ, double clic sur le choix du menu correspondant à la création automatique.

Création du budget brouillon

Deux méthodes permettent l’ouverture du budget sur un nouvel exercice :

  • Le budget de l’exercice précédent n’existe pas il y a donc uniquement la création automatique du budget.
  • Le budget de l’exercice précédent existe, la création automatique du budget est toujours possible, mais on peut utiliser le traitement de révision qui sur la base du budget N-1 valorisation le budget N.

Dans les deux cas le budget ainsi valorisé est un budget « Brouillon ».

Cette fonctionnalité utilise le plan de charges du propriétaire/ l’immeuble pour alimenter la table du budget.

Lors du lancement du traitement de création automatique, il est possible de choisir :

  • le mode HT ou TTC pour la saisie des montants
  • la fréquence de la cadence afin de répartir sur l’exercice le montant budgété. La cadence sera visualisée pour le suivi de l’engagé, du facturé et du payé.

Accès au menu depuis le mot-clé  BUDG:

La saisie manuelle de chaque ligne de budget est limitée aux lignes du plan de charges.

A noter que pour la saisie des natures de produits, il n’est pas possible d’accéder aux zones récup. et N.Récup..

L’onglet ‘Suivi’ est géré une fois le budget validé (version () 1.0).

  • Œ Bouton d’accès aux cadences ligne à ligne
  •  Numéro de la version validée
  • Ž Numérotation des budgets intermédiaires avant validation.

L’onglet « comparatif » permet de mettre en parallèle le budget en cours avec ceux des précédentes périodes :

La saisie du montant récupérable et ou non récupérable doit être évaluée par rapport à l’immeuble sans tenir compte des conditions particulières définies sur les baux. Cette information est prise en compte lors du calcul de répartition de la vacance.

Le cadencement d’une ligne budgétaire

La cadence est générée lors de la création d’une ligne ou d’un changement de montant :

Il est possible de modifier le cadencement proposé en utilisant les boutons de fonction suivants :

Aucun Décoche l’ensemble des cadences sélectionnées
RAZ Remise à zéro du cadencement du budget  (Disponible, budgété, récupérable, non récupérable.
Tous Sélection de toutes les périodes (cf. case à cocher)
Annuel Sélection de la première période (cf. case à cocher).
Trimestriel Sélection de la première période de chaque trimestre civil (cf. case à cocher).
Répartition Traitement du calcul de ventilation sur chaque période du budget suivant la sélection.

Il est possible de limiter le cadencement à une liste de rubriques (paramètre).

Après avoir saisi le budget, il est nécessaire d’ajuster les montants récupérables et non récupérable en fonction de l’occupation de l’immeuble.

Ce calcul réalise, sur la base du montant budgété, une répartition de la récupérabilité et non récupérabilité de la charge en fonction des conditions d’occupation de chaque lot.

Il permet d’ajuster suivant la réalité du moment la part de charge prévue récupérable que l’on ne récupérerait pas pour cause de vacance, à cela le système tient compte des conditions de récupérabilité inscrites sous le bail.

C’est une simulation d’un calcul de régularisation des charges.

Attention:

Il est IMPÉRATIF de réaliser le calcul pour avoir une bonne estimation du budget.

  • Œ Permet de réinitialiser le calcul inscrit dans les 3 colonnes de droite
  •  Bouton de lancement du calcul
  • Ž Bouton de mise à jour du calcul sur les colonnes de budget (partie gauche). Ce bouton est dupliqué ligne à ligne dans le cas où la mise à jour du calcul doit être faite que pour certaines lignes

Après avoir consulté le résultat, la mise à jour globale ou ligne à ligne doit être faite pour positionner au plus juste le prévisionnel des dépenses.

Il est possible de consulter le résultat du calcul :

Deux écrans sont à disposition pour consulter les montants en HT ou TTC

Cet écran permet de consulter le cas échéant les particularités de récupération sur les locataires :

Exceptionnellement, il peut être utile de repartir à zéro.

Ce traitement permet de purger les montants déjà saisis du budget à l’état Brouillon :

Le passage à ce niveau fait passer la version du budget à 0.1

La validation d’un budget brouillon fait passer l’état du budget à  Proposé.

Ce budget va pouvoir être présenté pour approbation.

Si des modifications sont à faire, le budget proposé Version : 0.1 doit passer en budget  Brouillon version 0.2.

Dans le cas où le budget est confirmé, il convient de valider la proposition pour amener l’état du budget à Validé et le niveau de version à 1.0.

Consultation du budget proposé

Accès menu : GBUDG

La consultation du budget proposé ne permet aucune modification :

A cette étape, il y a deux choix possibles :

Nouvelle proposition

Il est possible de remettre le budget proposé en état brouillon pour apporter de nouvelles modifications.

Ce traitement fait avancer d’1 la sous version du budget. Le numéro de version sera alors par exemple : 0.2

Le budget proposé version 0.1 est à cet instant mis en historique.

Accès menu : mot clé GBUDG

La gestion de la nouvelle proposition se fait en revenant au paragraphe Création manuelle du budget brouillon

Dans le cas où la dernière proposition du budget convient, le budget doit passer à l’état  Validé .

Informations:

Remarques :

le budget proposé n’est pas mis en historique.

la version du budget passe de 0.x à 1.0  Première version du budget validé, mis en « exploitation ».

Pour permettre une consultation et une édition tenant compte des derniers éléments enregistrés, il faut impérativement lancer le traitement de régénération.

Accès menu par le mot clé GBUDG

Régénération/ Édition

La phase de régénération va alimenter les engagements, les factures, les paiements de chaque ligne budgétaire.

La phase d’édition exploite l’ensemble les informations budget, engagement, facturé et paiement. Plusieurs documents sont à disposition.

Le traitement autorise le lancement des 2 phases en simultanée. (Régénération + Édition)

  • Le montant engagé correspond aux OS saisie sur la période de budget
  • Le montant facturé correspond aux saisies de factures sur la période de régularisation des charges correspondant à l’exercice du budget.
  • Pour les produits c’est la période de facturation qui est prise en compte pour déterminer l’appartenance à l’exercice du budget.
  • Le paiement est déterminé suivant la date de lettrage de la charge.

Consultation du budget validé

Accès menu par le mot-clé GBUDG :

Il est possible de justifier les montants facturés et payés :

Cet écran donne les informations sur chaque mouvement. Il est possible par zoom d’accéder au n° de jeu correspondant. C’est une consultation de l’historique comptable :

Positionné sur le mouvement fournisseur, il est possible d’atteindre par le sous menu le détail du paiement :

Accès au cadencement par la loupe :

Accès par double clic au détail des montants facturés :

Le double clic sur la zone payé :

Consultation du budget validé – onglet  détail 

Cet onglet permet de consulter la ventilation du récupérable et du non récupérable.

La zone facturée non récupérable est expliquée dans l’onglet vacance (cf. écran suivant)

Consultation du budget validé – onglet  vacance

Le principe est d’établir, d’après un budget à l’état validé, une nouvelle version d’un budget sur le même exercice.

Actuellement par paramètre, le nombre de version possible est limité 3.

Nouvelle modification

Depuis un budget validé par exemple la version 1.0 le traitement alimentera un nouveau budget « Brouillon » prenant comme numéro de version 1.1

Accès au menu par mot-clé GBUDG :

Ce traitement réenclenche le processus à partir du paragraphe Création manuelle du budget brouillon

Accès au menu par mot-clé GBUDG 

Budget suivi historique

Visualisation de l’ensemble des budgets en historique avec pour chacun le lien vers la consultation de ses lignes budgétaires ainsi que son suivi.

Budget historique

Accès directement au détail des lignes pour tous les budgets en historique de la période.

Les budgets proposés comme les budgets validés ayant fait l’objet de nouvelles versions.

Un budget fermé empêche toute nouvelle affectation de bon de commande ‘OS’ sur la période du budget.

Les éléments « facturation » et « paiement » peuvent continuer à s’alimenter pour la gestion du suivi.

Accès menu par mot-clé GBUDG

Ce traitement ne doit intervenir qu’après la régularisation des charges validée.

Il fige l’ensemble des données budget et suivi sur l’exercice.

Accès au menu par mot-clé BUDG

La révision de budget permet d’alimenter le budget de l’exercice sur la base des éléments du budget précédent.

Il est possible d’alimenter le nouveau budget en prenant comme valeur de référence sur l’exercice antérieur soit :

  • Le budget,
  • L’engagé (bon de commande émis)
  • Le réalisé (facturation saisie)

Ces valeurs pourront être augmentées suivant un taux général applicable sur l’ensemble des lignes du budget ou en utilisant un taux spécifique à chaque ligne.

La valorisation sur le réalisé nécessite d’activer la coche Régénération. En effet en préalable au calcul du nouveau budget, le système doit mettre à jour les valeurs engagées, facturées et payées.

Accès menu : GBUDG

Gestion du taux spécifique

L’accès aux taux spécifiques s’effectue depuis le bouton : 

Une fois le taux renseigné, une pop-up s’affiche au F9

Uniquement............................ U = Sur la ligne où la modification est faite
Même..................................... M = Sur toutes les lignes qui ont le même taux
Sélection.................................. S = Sur toutes les lignes sélectionnées à l’écran