Bien paramétrer Back Office ERP pour optimiser ThétraNet

Pour que les données relatives à ces 3 traitements s’affichent sur ThétraNet, il faut au préalable, dans la liste des copropriétés définie dans les traitements, que vos copropriétés soient créées.

Vous trouverez les listes de copropriétés en tapant le mot-clé LCPTE dans Back Office ERP.

En « général », cette liste de Copropriétés se nomme WEB.

Pour la compléter, cliquez sur le bouton Copropriétés de la liste :

Dans l’écran suivant où apparaissent vos copropriétés, créez par F7 votre copropriété si celle-ci est absente de la liste et enregistrez par F9.

ATTENTION : Les données des copropriétés créées seront affichées sur ThétraNet le lendemain matin car les traitements permettant d’afficher les infos se font la nuit.

Si un copropriétaire, locataire, propriétaire, fournisseur, ne peut pas voir un document sur ThétraNet, il faut vérifier que sur sa fiche (CPTA, BAIL, PROP, FOUR), dans l’écran Destinataire, il est bien désigné comme destinataire du/ des documents.

Exemple: Monsieur DUPONT (copropriétaire)

Dans la fiche Copropriétaire, écran Destinataire, Monsieur DUPONT n'est pas indiqué comme étant le destinataire des courriers. A la place, c'est le nom de M. DURANT qui est renseigné.

ThétraNet affiche sur le site uniquement les documents qui sont destinés à l’utilisateur connecté. Pour cela, ThétraNet repère sur chaque document issu de Back Office ERP :

• le nom du document généré et
• le numéro d’individu du destinataire (inscrit à la fin du nom du document).

Si on regarde plus précisément, M. Dupont dispose du numéro d’individu 2076. Ainsi, lorsque M. Dupont se connecte à ThétraNet, il ne voit que les documents qui lui sont adressé, et qui se terminent par sa référence / clé individu:

Le destinataire M. Durant dispose lui d’un autre numéro d’individu :

Les documents Back Office ERP seront donc édités au nom du destinataire, avec sa clé individu, et ne seront donc visibles que par lui sur ThétraNet.

Cela est visible dans la GED du copropriétaire dans son dossier ADF (Appel de Fonds):

Afin que les documents s'affichent correctement dans l'espace ThétraNet d'un individu, le même individu (nom + clé indi) doit être désigné comme Destinataire dans Back Office ERP.

Sur ThétraNet, si l'onglet Conseil Syndical n'est pas affiché, vérifiez que dans Back Office ERP :

• L'individu est dans la liste des membres du conseil syndical dans Back Office ERP (accessible par le bouton Conseil Syndical de l'écran Copropriété ou mot clé COSY).
  Cliquez sur le bouton Consulter les membres du conseil syndical
  
  
• La date de fin de validité de l'écran Conseil Syndical, soit nulle ou une date dans le futur.
  

Lorsque vous créez un nouveau membre du conseil syndical, il faut bien faire F7 et le créer, et non pas se positionner sur un ancien membre, et remplacer ses données. Sinon, les informations ne seront pas reprises sur la fiche CPTA, et l’onglet Conseil syndical sur ThétraNet non affiché.

• L'individu soit noté comme membre (MEMB) ou président (PRES) du conseil syndical dans l'écran Copropriétaires
  

Pour qu'un propriétaire ait accès à ThétraNet, il faut que dans Back Office ERP:

• Dans sa fiche INDIVIDU, il y ait des identifiants
• Dans sa fiche Propriétaire, dans l'onglet Divers, le champ Accès Web soit à Oui

Pour qu'un copropriétaire ait accès à ThétraNet, il faut que dans Back Office ERP:

• Sur sa fiche INDIVIDU, il y ait des identifiants

• Sur sa fiche CPTA, dans Groupes de lots, il y ait un lot principal

  

  

  Si aucun lot n'est P principal, il suffit de saisir dans le champ Groupe le même numéro que le lot que vous souhaitez voir apparaître comme principal. Enregistrez cette saisie et le lot deviendra alors Principal.

• Sur sa copropriété, le champ Extraction Web soit à Oui

Il est possible de générer les identifiants d'un individu en allant dans la fiche INDIVIDU, dans l'onglet Informations Complémentaires, en mettant Oui dans la liste déroulante Accès au Web, puis en sauvegardant par la touche F9.

Pour modifier le mot de passe d’unindividu, deux solutions s’offrent à vous :

1. Dans la fiche INDI, onglet Informations complémentaires, passez la zone Accès au Web de OUI à NON, sauvegardez puis repassez la à OUI et sauvegardez à nouveau.

ATTENTION : cette manipulation peut modifier l’identifiant de votre client, pensez à le noter au préalable.

2. Votre client peut demander la modification de son mot de passe lui-même sur le site.

Pour cela, il peut cliquer sur le lien Je ne connais pas mon mot de passe.

Le mailing pour communiquer les identifiants à vos clients peut se faire par type d'individu.

Le mailing peut se générer sur les locataires, propriétaires, copropriétaires, colocataires ou fournisseurs.

Chaque mailing utilise une maquette Word.

Type d'individu	Mot-clé pour édition	Maquette utilisée
Copropriétaire	MAILS	Cpta_web
Propriétaire	MAILP	Prop_web
Locataire	EDLOCA	Bail_web
Colocataire	EDLOCA	Coloc_web
Fournisseur	MAILF	Four_web

Dans ces maquettes, seul l’identifiant est indiqué pour être en conformité avec la demande de la CNIL de ne pas renseigner l’identifiant et le mot de passe sur un seul et même document.

 

Le courrier indique comment ensuite le client doit procéder pour obtenir son mot de passe :

« Pour obtenir votre mot de passe, connectez-vous à l’espace client et utilisez la fonction « Je ne connais pas mon mot de passe ».

Saisissez ensuite votre identifiant et validez le formulaire.

Vous recevrez alors deux mails :

• un mail vous permettant de valider que votre adresse mail est correcte ;
• un mail précisant votre mot de passe provisoire. »