Travaux de Fin d'Exercice

Vous pouvez fermer les exercices comptables après les redditions du mois de décembre.

La réouverture des comptables 2021 est faite via le patch 9.8.8 pour les propriétaires en comptabilité globale. Si vous avez des propriétaires en comptabilité spécifique, merci de consulter le cas propriétaires en comptabilité spécifique.

Vous pouvez clore les exercices feuilles bleues après l’édition des états d’aide à la déclaration des revenus fonciers. Par sécurité, vous pouvez procéder à la clôture de ceux-ci après les comptes rendus de gestion du mois de décembre. Il sera possible de les ré-ouvrir lors de la préparation des déclarations de revenus fonciers.

L’ouverture de l’exercice 2021 a déjà été réalisée par nos soins (patch 9.8.8).

Vous disposez d’un utilitaire pour la fermeture et l’ouverture des périodes et exercices comptables dans le cadre de comptabilités spécifiques « Outil Périodes comptables ».

Vue & saisie exercice:

Dans le tableau, vérifier que les exercices I 0 0 2021 et G 0 0 2021 existent.

Si ce n’est pas le cas faire <F7>, saisir le type de comptabilité ‘G’ pour gérance, puis le numéro d’exercice ‘2021’, et les dates de début et fin 01/01/2021 et 31/12/2021, valider par <F9>.

Répéter l’opération pour la comptabilité image, type de comptabilité ‘I’.

Les créations des exercices Image et Gérance globale sont obligatoires que vous soyez ou non en comptabilité spécifique propriétaire.

Vue & saisie exercice IF

Procédure analogue avec création uniquement de l’exercice 2021.

Vue & saisie exercice TVA

Procédure analogue avec création uniquement de l’exercice 2021.

Répéter l’opération pour la comptabilité ‘I’mage.

Outil Périodes Comptables

Pour un propriétaire ou une liste de propriétaires, préciser les exercices ou les périodes comptables à ouvrir ou à fermer.

Lancer une fois le traitement pour clore les exercices précédents puis une fois pour ouvrir 2021.

Clôture période comptable

Bien qu’en syndic les périodes comptables se clôturent au changement d’exercice, il est possible en cours d’année de les fermer afin d’éviter des saisies rétroactives sur les comptes. Cette option est fortement conseillée après chaque rapprochement bancaire.

La même procédure est applicable pour la comptabilité gérance et image.

Il est conseillé :

• De fermer une fois par trimestre vos bases, production et archive ;
• D’arrêter électriquement votre serveur BASE DE DONNEES tous les trimestres ;
• D’arrêter électriquement toutes les 2 semaines les serveurs Windows TSE ;

Sauvegarde système: effectuer une sauvegarde système tous les 3 mois sur les serveurs AIX et SCO.

Rapport de sauvegarde, il est impératif de :

• Contrôler tous les matins le rapport de sauvegarde
• S’assurer qu’il n’y a pas de message d’erreur
• Contacter l’assistance SEIITRA en cas d’anomalie, le jour même en indiquant les messages d’erreur
• Prévenir SEIITRA si une partition excède 80% de taux de remplissage et l’archiver sur une période de 3 mois.

Cartouche de sauvegarde, il est recommandé de:

• Disposer d’un jeu de 20 cartouches pour les sauvegardes journalières, 2 cartouches neuves et d’une cartouche de nettoyage neuve
• Sortir une fois par semaine une sauvegarde du cabinet afin de palier à des impondérables (vol, incendie etc.)
• Nettoyer une fois par semaine votre lecteur de bande à l’aide de cartouches autonettoyantes. Leur utilisation est limitée dans le temps, respectez les consignes d’usage.

Toutes ces recommandations vous sont rappelées dans la documentation technique en ligne, accessible par Back Office ERP dans la barre des tâches et intitulée « Gestion des serveurs».