Régularisation de Salaire
Principe
Une nouvelle fonctionnalité permet de traiter des régularisations de salaire d’un salarié qui est toujours présent et a une paie le mois de paie en cours.
Une régularisation est attendue dès lors qu’un élément de paie déjà versé au salarié et devant donner lieu au versement de cotisations sociales n’a pas été déclaré ou a été incorrectement déclaré.
Une régularisation suppose donc que le fait générateur ait déjà eu lieu.
Régularisations dans Back Office ERP
Absences et Rubriques Salarié
Absences
La régularisation de salaire peut découler de la saisie d’une absence oubliée sur un mois précédent.
Exemple :
Le mois de paie en cours est Octobre 2018.
On a oublié une absence sans maintien de février à avril 2018 :
La génération des rubriques salarié va générer les rubriques de rappel suivantes sur 3 mois :
Un message en haut de l’écran avertit qu’un calcul de paie avec régularisation sera lancé.
Rubriques Salarié
La saisie d’une rubrique salarié avec un mois de paie antérieur au mois de paie en cours va entraîner un calcul de paie de régularisation.
Un message en haut de l’écran avertit qu’un calcul de paie avec régularisation sera lancé.
Exemple :
Le mois de paie en cours est Octobre 2018.
On veut retraiter des indemnités journalières sur juillet/ août/ septembre.
Traitement Salariés
Dans l’écran de traitement des salariés, les salariés qui ont un calcul de paie avec régularisations apparaissent en couleur crème :
Calcul de Paie
Pour chaque salarié, le traitement de paie détecte si des calculs de régularisation doivent être effectués, ceci par la présence de rubrique salarié antérieure à la date de paie.
Le traitement de paie va ensuite enchaîner les calculs de paie de régularisation à partir de la date la plus ancienne.
Pour chaque paie de régularisation :
- Le calcul va chercher :
- les rubriques salarié du mois de la régularisation (celles qui ont servi au calcul de paie d’origine)
- les rubriques provisoires saisies sur la paie du mois en cours et portant sur le mois de régularisation
- La paie est calculée sur le mois de régularisation avec les éléments ci-dessus et le réglementaire du mois de régularisation
- Sur chaque rubrique, on compare le résultat du calcul de paie avec les lignes de MHIST qui ont cette paie d’origine
- Les lignes en différence alimentent les résultats de paie du mois en cours.
Le traitement de paie finit par le calcul de paie du mois en cours.
Multi-régularisation:
Il est possible de calculer une régularisation sur un mois ou plusieurs mois et ensuite sur une paie suivante, recalculer des régularisations sur des mois où il y a déjà eu des régularisations.
Brut négatif :
Lors du calcul de paie, le brut de la paie du mois en cours ne peut plus être négatif. Dans ce cas, il faut procéder par rubriques de régularisation sur les mois précédents.
Si un brut négatif est trouvé, le salarié ne sera pas calculé.
Un message apparaît dans l’historique des traitements :
Post-Paie
Bulletin de Paie
Chaque rubrique de régularisation va apparaître sur le bulletin de paie après chaque rubrique de la paie du mois en cours, par ordre décroissant.
Cela concerne les 2 bulletins : nouveau (_BullNew) et détaillé (_BullStand).
Exemple :
États Post-Paie
De la même manière que sur les bulletins de paie, dans les bordereaux de charges sociales, les périodes sont différenciées comme lorsqu’il y a un salarié ré-activé dans le centre.
Exemple Bordereau Urssaf :
Exemple Bordereau Retraite :
Dans les autres états post-paie, les rubriques de régularisations et les rubriques de la paie du mois en cours sont cumulées :
- dans les nouveaux états de contrôle Paie et Charges Sociales
- dans l’état des Réductions Urssaf
- dans le livre de paie.
Charges Sociales et DSN
Les charges sociales sont calculées par périodes de charges avec le réglementaire historisé pour la période, y compris la période de charges du mois de paie en cours.
Le fichier DSN mensuel va être généré avec des blocs de régularisation :
- Au niveau agrégé par centre :
- S21.G00.20 - Versement OPS
- S21.G00.55 - Composant de Versement (Organismes complémentaires)
- S21.G00.22 - Bordereau de cotisation due (Urssaf)
- S21.G00.23 - Cotisation Agrégée (Urssaf)
- ...
- Au niveau nominatif par salarié :
- S21.G00.51 - Rémunération
- S21.G00.53 - Activité
- S21.G00.52 - Primes
- S21.G00.54 - Autre élément de brut
- S21.G00.78 - Base Assujettie
- S21.G00.79 - Composant de base Assujettie
- S21.G00.81 - Cotisation Individuelle
Cas fonctionnels
Cette nouvelle fonctionnalité va vous permettre de produire un certain nombre de cas fonctionnels :
Régularisation d’Assiette ou de Montant
Il est possible de réaliser une régularisation d’assiette ou de montant sur des :
- heures ou UV contractuels
- heures supplémentaires
- compléments de salaire
- primes
- astreintes de week end
- …
- à ajouter sur un ou plusieurs mois antérieurs (régul positive)
- à déduire sur un ou plusieurs mois antérieurs (régul négative)
Dans le cas, d’une régularisation négative, un contrôle est réalisé : l’assiette ou le montant saisi doit être au maximum celui de la paie d’origine.
Exemple :
Régularisation Avantage en nature
Il est possible de réaliser une régularisation sur :
- des avantages en nature : nb de pièces, nb de m2, catégorie
- le barème Urssaf si le brut en espèces ou les AN sont régularisés.
Exemple : Régularisation de m2 à partir de juillet
Régularisation du demi 13ème mois
Il est possible de réaliser une régularisation sur un demi 13ème mois qui a été oublié en juin alors que la paie en cours est juillet, août …
Régularisation Proratisation Plafond Temps partiel
Il est possible de faire des régularisations de proratisation de plafond Temps Partiel à partir de juin 2018 (déploiement du patch 9.3.10 qui démarre la proratisation du plafond Sécurité Sociale pour les temps partiels).
Plusieurs cas :
- Le prorata n’était pas fait et on veut le faire en régularisation : saisie de la rubrique provisoire 70 avec la valeur ‘1’ (prorata temps partiel) ou ‘2’ (prorata multi-employeur). Dans le 2ème cas, il faut également saisir en provisoire la rubrique 72 (ratio employeur multiple).
- Le prorata a été fait à tort : saisie de la rubrique provisoire 70 avec la valeur ‘-1’ (si fait avec prorata temps partiel) ou ‘-2’ (si fait avec prorata multi-employeur).
Exemple : Régularisation de plafond SS avec proratisation non faite sur mois antérieurs
Régularisation taxe d’Habitation
Il est possible de régulariser la taxe d’habitation qui aurait été oubliée.
Régularisation Absence
Il est possible de régulariser une absence qui aurait été oubliée un mois antérieur.
Exemple :
Absence
Rubriques Salarié
Régularisation Retraitement IJSS
Il est possible de régulariser des retraitements d’indemnités journalières de Sécurité Sociale pour :
- des IJSS se reportant à un mois précédant et qui sont saisies à posteriori
- des IJSS qui ont été retraitées un mois donné mais dont le montant était trop fort (saisie de la rubrique provisoire 3900 avec une assiette négative)
- des IJSS qui ont été retraitées un mois donné mais dont le montant était trop faible (saisie de la rubrique provisoire 3900 avec une assiette positive)
Exemple :
Les IJSS reçues en bloc pour indemniser des absences de mois antérieurs au mois de paie en cours doivent être régularisées par période et non pas en bloc.
Un recalcul par période est donc nécessaire avant la saisie en rubriques salarié par mois concerné.
Régularisation Mutuelle
Il est possible de régulariser la cotisation à la Caisse de mutuelle :
- qui aurait été oubliée sur le (ou les) mois précédent(s) : saisir en provisoire la rubrique 5270 (mutuelle) avec la valeur 1 sur les mois oubliés
- qui aurait été prise à tort sur le (ou les) mois précédent(s) : saisir en provisoire la rubrique 5270 (mutuelle) avec la valeur -1 sur les mois oubliés.
Exemples :
Régularisation de mutuelle oubliée
Régularisation de mutuelle non décomptée à tort
Le cas d’une mutuelle prise à tort sur un service (par exemple Humanis) de la caisse Mutuelle au lieu d’un autre service (par exemple Axa) ne peut se régulariser sur un seul mois de paie.
On annulera (saisie de la rubrique 5270 à -1) le premier mois de paie en laissant l’ancien service sur le centre et on régularisera le mois suivant en indiquant le nouveau service et la rubrique 5270 à 1. Ne pas oublier de renseigner une date de fin de l’ancien service lors de la seconde paie.
Régularisation Paie oubliée
Il est possible de régulariser une paie oubliée quand on s’aperçoit à posteriori qu’un salarié est entré le mois précédent le mois de paie en cours.
Dans ce cas, il faut saisir en rubriques provisoires sur le mois précédent toutes les rubriques salarié.
Exemple :
Régularisation du type d’absence
Le cas d’une régularisation du motif d’une absence saisie sur un mois antérieur n’est pas encore traité en automatique dans cette mise à jour.
Par exemple : une absence ‘Maladie Professionnelle’ requalifiée en ‘Maladie’.
La régularisation peut se faire en « manuel » en appelant le service AT.
Annulation ou raccourcissement d’absence
Le cas d’une annulation d’absence ou du raccourcissement d’une absence saisie sur un mois antérieur n’est pas encore traité en automatique dans cette mise à jour.
La régularisation peut se faire en « manuel » en appelant le service AT.
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