Gestion des Équipements/ Attestations

L’une des missions de la gestion locative consiste à s’assurer que les logements sont assurés par leur occupant et que les équipements sont entretenus et qu’ils ne présentent pas de risque particulier.

Le principal cas est l’attestation chaudière, mais il peut y en avoir une multitude : VMC, ramonage, purge des radiateurs…

Ce nouveau module permet d’enregistrer simplement les différentes attestations requises sur un logement et de relancer les personnes concernées lorsque celles-ci arrivent à échéance.

Entité

Type

Code

Valeur client

Libellé

VDEF

abZcomp0n1

compCode1

CHAUD

Code 1 mis par défaut dans le lanceur calcul des relances équipement

 

 

compCode2

 

 

 

 

compCode3

 

 

 

 

compCode4

 

 

 

 

docu_vali

_RelcEqui

maquette par défaut dans le lanceur Validation Edition relance Equipement

 

 

nbJourDeb

7

nombre de jour début de période pour la sélection des équipements à relancer

 

 

nbJourFin

7

nombre de jour fin de période pour la sélection des équipements à relancer

VDEF

abZcomp0t2

delai1

0

nombre de jours avant d'effectuer une relance de niveau 2

 

 

delai2

7

nombre de jours avant d'effectuer une relance de niveau 3

 

 

delai3

7

nombre de jours avant d'effectuer une relance de niveau 4

 

 

delai4

15

nombre de jours avant d'effectuer une relance de niveau 5

 

 

listeCompo

,LOT,PRO,LOC,

Liste des codes responsabilité à sélectionner sur le calcul des relances équipement

 

 

listniv

0,1,2,3,4,5

liste des niveaux de relance pour les équipements

 

abZcptt0mz

profil

2

code profil salarié autorisé en création modification dans le zoom sur les codes Composants

 

abZrcec0t1

niv_rcmd

 

Niveau à partir duquel on génère un recommandé pour les relances équipement

 

 

abZcomp0n1

equip

N

Activation des attestations équipements

Fonctionnement

Attention:

Si jamais vous décidez de saisir vos attestations chaudières sur l’écran COMPO, vous devrez impérativement arrêter de saisir ces éléments sur l’onglet contrat de la fiche du locataire.

Voir le cas de l'Historique

Saisie

L’accès aux équipements s’effectue de 2 façons :

Bouton

composant situé sur les fiches locataire, propriétaire, groupe de lots gérance …

Mot clé :

COMPO

 

L’écran se présente désormais comme cela:

Il contient :

L’immeuble et le lot

Ce dictionnaire, qui ne contenait jusque-là que le DAAF, est désormais ouvert et peut être complété (sous réserve du paramètre type : abZcptt0mz // code : profil).

C’est sur cette date que se basera le traitement pour savoir si une relance doit être effectuée ou pas.

Il peut y avoir jusqu’à 5 niveaux de relance (cf param listniv)

La date de la dernière relance

Cette information permet de savoir si l’équipement est toujours actif ou pas et s’il doit être traité par le traitement de relance.

Le N° de la police d’assurance

Ce champ permet d'indiquer si le contrat a été pris par le locataire, par le propriétaire (pour le compte du locataire), par l’agence ou s’il est valable pour le lot. Il conditionne donc le « comportement » de l’équipement :

Individu

GED

Suivi de l'équipement

Propriétaire

Courrier au propriétaire

Équipement passe d'un locataire à un autre

Locataire

Courrier au locataire

Équipement se clôture (état "Clos") à la sortie du locataire

Lot

Courrier au locataire

Équipement passe d'un locataire à un autre

Agence

Pas de courrier

Équipement passe d'un locataire à un autre

NB : les autres valeurs disponibles dans ce menu déroulant ne sont pas lues par le traitement.

Cette date sera mise à jour lors d’une sortie locataire par exemple pour un équipement de responsabilité Locataire.

Un bouton en bas à gauche permet d’accéder à l’historique des relances effectuées sur l’équipement consulté.

Cet écran permet d’effectuer plusieurs actions :

  • Avoir de la visibilité sur le niveau de relance d’un équipement.
  • Effectuer des recherches sur des équipements en particulier. Il est par exemple possible d’effectuer des recherches sur les niveaux de relance et ainsi d’identifier tous les équipements positionnés à un niveau de relance déterminé.
  • Extraire les données. Une extraction Excel permet d’extraire les différentes données affichées.
  • Déclarer un nouvel équipement. Pour cela, il suffit de faire F7, de compléter les éléments et d’enregistrer.
  • Mettre à jour la date de renouvellement. Lorsque vous réceptionnerez la nouvelle attestation, vous devrez mettre à la nouvelle date de renouvellement. Pour un équipement déjà relancé, la saisie d’une date de renouvellement supérieure à la date du jour fait automatiquement passer le niveau de relance à 0.
  • Déposer l’attestation reçue dans la GED associée à la ligne.

Relance automatique

Une fois les équipements déclarés, un traitement permet de gérer automatiquement les relances des différentes personnes impliquées en cas de dépassement de la date de renouvellement. Ce module est accessible depuis les menus suivants :

Dès lors que la date de renouvellement est dépassée, ce traitement considère que le locataire (ou le propriétaire selon les cas) doit être relancé. Si l’équipement avait déjà été relancé et que le délai inter-relance est dépassé (voir paramètres abZcomp0t2 codes delaiX où X correspond au niveau de relance dans lequel se trouve l’équipement) il passera au niveau supérieur.

Il est possible de paramétrer jusqu’à 5 niveaux de relances :

0 ou vide normal
1 1° relance simple
2 2° relance
3 3° relance
4  4° relance
5 5° relance

Ce schéma de progression est contenu dans un paramètre et peut donc être modifié aisément.

En revanche, la redescente s’effectue toujours directement vers le niveau 0.

La première étape consiste à lancer le traitement de calcul des relances. L’écran se présente comme cela :

Plusieurs sélections sont possibles :

  • Unitaire
  • Liste
  • Groupe
  • Responsable
  • Types de baux

Dans le cadre « Autres critères de sélection » se trouvent :

  • Des dates de renouvellement. Les équipements pour lesquels la date de renouvellement est comprise entre ces deux dates seront sélectionnés. Par défaut, les dates butoirs de cette période sont fixées à 7 jours avant la date du jour et 7 jours après la date du jour. Ces dates peuvent être modifiées grâce aux paramètres nbjourdeb et nbjourfin.
  • Des types d’équipement. La sélection des équipements à traiter se limite aux types d’équipement inscrits dans cet écran. Il est possible ici de sélectionner jusqu’à 4 types d’équipement à relancer (paramètres : compCode1,2,3,4). Si jamais vous souhaitez lancer le traitement sur tous vos équipements, vous devez mettre à nul les 4 zones.
  • Une case à cocher « Avec date de renouvellement non renseignée ». Lorsque cette case est cochée, les équipements sans date de renouvellement seront traités au même titre que les autres.
Informations:

NB : seuls les équipements pour lesquels la responsabilité est contenue dans le paramètre listeCompo seront sélectionnés. Par défaut, les équipements de type agence ne le sont pas.

Pour qu’un équipement soit sélectionné, il faut donc :

  • Que la date de renouvellement soit comprise dans l’intervalle du lanceur
  • Que l’équipement fasse partie de ceux indiqués dans le lanceur
  • Que l’équipement soit actif
  • Qu’il soit associé à une responsabilité contenue dans le paramètre listeCompo

Concernant les responsabilités

  • Dans le cas d’une responsabilité Locataire, il devra y avoir un locataire présent.
  • Dans le cas d’une responsabilité Lot, si le logement est vacant au moment de la relance, le courrier sera adressé au propriétaire.

Une fois le traitement de calcul lancé, les équipements correspondants aux critères cités plus haut viendront alimenter la table de contrôle :

Cet écran permet de :

  • Visualiser les éléments sélectionnés et notamment le niveau de relance que portera l’équipement après la validation
  • Supprimer des éléments sélectionnés à tord en faisant F8
  • Modifier le niveau de relance 
  • Extraire les données grâce à un F15 Excel et Crystal

Cette dernière étape va permettre d’affecter à l’équipement son nouveau code état et également « d’éditer » les courriers.

L’écran de validation présente les mêmes critères de sélection que l’écran de calcul :

  • Unitaire
  • Liste
  • Groupe
  • Responsable
  • Types de baux

Il est également possible de limiter sa validation à :

Par défaut, tous les niveaux sont traités

Seuls ceux présents dans cet écran son validés. Si tous les champs équipements sont nuls, la validation sera faite sur tous les équipements, peu importe leur nature.

NB : la date de relance indiquée dans ce lanceur (= date du jour), doit correspondre à celle indiquée sur l’écran de contrôle.

Ce traitement :

  • Met à jour le niveau de relance et la date de dernière relance sur l’équipement concerné
  • Historise les relances
  • Édite ou réédite les courriers de relance

 

Remarques sur les éditions :

Lorsque ce niveau est atteint, un recommandé est automatiquement créé dans la table des recommandés :

  • Courrier locataire (responsabilité valorisée à locataire ou lot) :

    ArchiveFusion\ab\abBbail\bail.direct\Demande_attestation\RA_[hitr_no]_[N° de l’individu destinataire].pdf

  • Courrier propriétaire si responsabilité valorisée à propriétaire :

    ArchiveFusion\ab\ abBgest\ gest.direct\Demande_attestation\RA_[hitr_no]_[N° de l’individu destinataire].pdf

En cas d’erreur, un traitement de purge et d’annulation permet de revenir sur ce qui a été fait :

Deux possibilités :

  • Si jamais vous souhaitez supprimer les enregistrements de la table de contrôle, le menu déroulant en haut à gauche doit être positionné à Purge
  • Si vous souhaitez annuler des relances pour lesquelles vous avez déjà lancé la validation, vous devez positionner le menu déroulant à Annulation
Attention:

Le traitement d’annulation ne supprime pas les courriers déposés dans les différentes GED

Un écran d’historique permet d’accéder aux différentes relances effectuées sur les équipements. Il est accessible :

  • soit depuis le menu Gestion technique/ Gestion des attestations/ Historique
  • Soit depuis le locataire :

Ce nouveau module, permettant d’effectuer des relances sur les attestations n’étant plus à jour, est basé sur les données présentes dans l’écran COMPO. Or, une partie des chaudières a sans doute été saisie sur la fiche du locataire dans l’onglet contrat. Tant que ces éléments seront présents sur la fiche locataire, le traitement des relances ne sélectionnera pas les chaudières.

Il est donc nécessaire de « faire passer » vos chaudières de la fiche locataire, vers l’écran COMPO.

Pour cela, un utilitaire a été mis au point.

Attention:

Cet utilitaire ne fonctionne que dans le cas ou la fiche BAIL est complétée avec un N° de fournisseur (Param zoom_four).

Fonctionnement

Cet utilitaire est accessible depuis le mot-clé AEQUI ou depuis le menu Administration/ Utilitaires Divers.

Il va :

  • reprendre les éléments présents sur la fiche BAIL dans l’onglet contrat (champs: police, fournisseur et date de fin de contrat) :

  • alimenter la table COMPO en associant à l’équipement créé la responsabilité inscrite dans le lanceur (dans l’exemple : Lot) :

  • Désactiver la saisie des attestations chaudières depuis la fiche BAIL en faisant passer le paramètre equip à O :

Sortie d’un locataire sur un équipement de type Locataire

Lorsqu'une attestation porte une responsabilité de type "Locataire", le fait de faire sortir le locataire (F9 sur l'écran de sortie locataire avec la date de sortie validée renseignée) met à jour la date fin de l'équipement.

L'état lié à l'équipement passe de Actif à Inactif:

  • Soit lors du calcul de la relance des équipements
  • Soit lors de la consultation de l'écran COMPO

En cas d’annulation, la date de fin sera remise à nul et l’équipement sera passé en actif.

Sortie d’un locataire sur un équipement de type Lot

Dans ce cas, l’équipement est transféré au locataire suivant. Si jamais le logement est vacant entre les 2 locataires et qu’une relance est effectuée, le courrier est adressé au propriétaire